5 съвета да организираме времето си

Случвало ли ви се е да се заривате с работа, да си блъскате главата и да се чудите как ще успеете да се справите с всичко? До преди няколко години и на мен ми се случваше, но успях да систематизирам нещата и вече рядко ми се случва да кажа „Нямам време“. Не рядко ме питат „Как намираш време и да снимаш, и да пътуваш, и да работиш, че и свободно време за разни неща да ти остава“. Отговорът е само един ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО.

За малкият ми трудов стаж успях да стана много организиран човек. Да, работата като маркетинг експерт в сферата на рекламата ме научи на много неща, но най вече на нещо много важно – да ценя времето като ресурс. Не само моето, но и онова на хората с които работя. В днешно време заедно с останалите качества, които се очаква да имате, да управлявате качествено времето, така че да ви стига и да сте продуктивен е равносилно на УСПЕХ.

Не се учудвайте на това което пиша. Познавам хора с добро образование и качества, които обаче не умеят да се организират и това работи срещу тях. Колкото и добър експерт да сте в дадена област, ако не умеете да се организирате, времето никога няма да ви стига и на вас няма да може да се разчита – а това не е за подценяване. Въпросът е, че в училище не ви учат как да управлявате това – то се учи с практиката, с успехите и провалите и т.н. Гледате добрите практики и попивате от тях, като ги „преработвате“ в свой собствен модел. Така направих и аз, и ще се радвам да ги споделя с вас. Може пък и да са ви от полза.

Водете си записки – Да, всичко започва на един бяла лист хартия. Аз обичам да пиша и това е най-бързият и лесен начин да систематизирате нещата. Ако имате куп задачи и се чудите от къде да започнете – просто седнете и ги напишете всичките като списък в един тефтер. Всъщност дали тефтер, дали на компютъра или ще си изработите някаква времева таблица няма значение. Просто ги подредете, така че да са ви пред очите. Това ще ви помогне за следващите две точки. А когато си изградите навик ще видите колко е лесно. Подобно на mind mapping в криейтива, от където се раждат разнообразните идеи, нека това бъде вашата линия на времето в задачите.
Колко време ви отнема? – Направили сте списък добре. Следващата ви задача е да определите кое колко време ви отнема. Добре е да знаете какъв процент от времето ви заема даден проект или задача, за да знаете до колко може да правите компромиси с тях и къде във времевата линия да ги поставите. Това ще ви е полезно и когато стартирате напълно нов проект, за който от начало няма да знаете колко времеемък ще бъде. Знаейки обаче времето на останалите, ще може да си освободите още. Особено ако много от задачите са периодични, знаейки колко време ви отнемат, ще ви е по-лесно да прецените до колко са приоритет или обратното. Това е следващата задача.
Определете приоритети – Добре е да имате приоритети, защото така избягвате нещо много погрешно, което виждам в практиката си – прескачането от задача в задача, и в крайна сметка от много задачи, нито една свършена. Определяйки обаче приоритети ще може да подредите проектите не само въз основа на тяхната времеемкост, но и тяхната тежест. Така ще може да приключите дадена задача и да преминете друга. Ако пък работите по няколко задачи едновременно – пак нищо сложно – имате краен срок и според него определяте колко дневно да отделите на дадения проект. Приключвате го за деня и преминавате към другия. Така се избягват и много грешки, които се допускат когато едновременно правите 3-4 неща. Примерно обработвате някоя сватба, и заедно с нея мислите как да подредите сватбения албум на втори клиент, докато на телефона стои и ви чака трети, който иска да му снимате събитието. СТОП – карайте едно по едно. Да, знам че първоначално е трудно защото искате да откликнете на всички едновременно, но качеството е важно. За него ви е нужно спокойствие. Кое от трите ви е най-важно, кое ви отнема най-много време и прочие.

Тези две точки винаги вървят ръка за ръка, но научите ли се да ги спазвате, уверявам ви ще разполагате доста добре с времето си. Има задачи които отнемат повече време, има задачи които пък още от уговарянето са зададени с много кратък срок и е добре да ги планирате добре. Да, ако си мислехте, че ще избягате от планирането сгрешили сте.

Планирайте напред – Колкото по-напред във времето се научите да планирате, толкова по-добре за вас. Не оставяйте нещата за last minute. Какво имам предвид – знаете че след 2 месеца ще имате събитие някъде – не оставяйте планирането на детайлите за седмица преди това. Не знаете до тогава колко проекта още се появят и ще се наложи да ги вместите в графика си. Ще се окаже така, че сте имали 2 месеца да планирате нещата и накрая нищо не сте свършили, защото сте си казали „Ееее 2 месеца колко много време са“. Не, не са – особено когато работите с хора, когато искате да ви вземат на сериозно и да говорят добре за вас. Напишете си домашното от рано. Във Фото Кафе с Джъмбо знаем темите на постове за поне 2-3 месеца напред, тъй като в едно ревю има видео част, текстова част, процес на снимане (тестване на техниката), последваща обработка и прочие – всичко това отнема време, което ако ние не планираме, не можем да си свършим работата. А кога ще се публикува зависи от различни приоритети и най-вече договорки с партньори. Важното е, че не оставяме нещата за последния момент. Ако сте от хората които имат навика да правят нещата на бързо и накрая.. стои малко като претупано, и колкото да отбием номера. Така ли искате да ви виждат от страни. Планирането е важно когато работите с клиенти, за да ви имат доверие. Ако не сте сигурни, че ще се справите не се занимавайте по добре. Нещо повече, планирането ви прави по-гъвкави и ако не дай си боже нещо се случи и се наложи промяна, ще сте подготвени да реагирате адекватно. Да, понякога пренареждане на приоритетите се налага и ако не сте наясно какво се случва в първите 2 точки и не можете да планирате, няма да можете да реагирате.
Научете се да казвате НЕ – Колкото и да ви изненадва това, не един или два пъти съм отказвала да работя по даден проект. Решението ми е продиктувано от различни причини, но най-вече го съгласувам със списъка задачи и приоритетите си. В практиката си от рекламата съм се нагледала на достатъчно примери „да вземем поръчката на клиента на ВСЯКА ЦЕНА“. Ами ако цената която трябва да платите е разочарованието на клиента от свършената работа!!! Струва ли си напъването. Преценете силите си, преценете времето си, капацитета и уменията си. Ако се наложи откажете и се аргументирайте. Отсрещната страна ще ви бъде благодарна, че сте искрени с нея и не сте я подвели, пред това да поемете проекта и да се провалите поради лошо планиране. За съжаление най-често в моята сфера разочарованията се дължат на неправилно планиране. Ако все още не умеете да владеете времето не се натискайте на много проекти, които трябва да движите успоредно. Ако се чувствате несигурни в опита който изисква изпълнението на задачата, колкото и да ви е приятна тя, то също откажете или … намерете някой който да ви партнира, някой на който може да се доверите и да делегирате права.

Както виждате нещата са много навързани помежду си. Няма как да управлявате времето си разчитайки само на една от тези точки. И това е така, защото живеем в динамично време изискващо гъвкавост, умения за маневриране, нагаждане към нови ситуации и прочие. Важното е обаче да си изградите стил, който на вас ви е удобен, така че хем да работите качествено, хем да се чувствате пълноценни, хем да ви остава време за вас и семейството.

Аз мисля, че съм успяла да намеря своята формула и за сега тя работи безотказно.